閉鎖事項証明書とは？取得方法から使い道・履歴事項証明書との違いまで徹底解説

閉鎖事項証明書とは？

閉鎖事項証明書とは、過去に存在したものの、現在は閉じられてしまった登記記録の内容を証明するための公的な書類です。

法人が解散したり、建物が取り壊されたりすると、その登記記録は現在の登記簿から「閉鎖登記簿」に移され、通常の証明書では記載されなくなります。

この閉鎖された過去の情報を確認するために閉鎖事項証明書が利用されます。

では具体的にどのような書類なのか、詳しく見ていきましょう。

閉鎖された登記記録の内容を証明する書類

閉鎖事項証明書とは、解散した法人や取り壊された建物など、登記記録が閉鎖された過去の情報を法的に証明する書類です。

登記記録の「閉鎖」とは、登記記録そのものが現在の登記簿から除外され、過去の記録として保管されている状態を指します。

会社が解散・清算結了して法人格が消滅した場合や、建物が取り壊されて滅失登記が完了した場合など、通常の登記事項証明書では確認できなくなる閉鎖された記録を証明するために発行されるのが閉鎖事項証明書です。

一度閉鎖されると、履歴事項証明書などではその内容を確認できなくなるため、過去の権利関係や登記履歴を確認する際に不可欠な書類となります。

閉鎖事項証明書は、商業・法人登記と不動産登記の両方で発行されます

商業・法人登記では、解散した会社や本店移転により管轄が変更になった法人、合併により消滅した会社などの過去の登記記録を証明します。

一方、不動産登記では、取り壊された建物や合筆により消滅した土地の登記記録を証明します。

「法務省」によると登記事項証明書の種類として「閉鎖事項証明書」が正式に定義されており、全国の法務局で取得可能です。

ただし、コンピュータ化以前の古い閉鎖登記簿謄本は、対象不動産または法人を管轄する法務局でしか取得できず、オンライン請求は利用できません。

また、法人・不動産のいずれの場合も、閉鎖事項全部証明書と閉鎖事項一部証明書の2種類があります。

登記が閉鎖される条件・理由

登記が閉鎖される理由は、法人の場合と不動産の場合でそれぞれ異なります。

それぞれどのような状況で登記記録が閉鎖されるのか、具体的なケースを詳しく見ていきましょう。

法人の登記が閉鎖される主なケース

法人の登記が閉鎖される主なケースとして、「会社が解散・清算結了した場合」、「本店移転で管轄法務局が変更になった場合」、「合併により会社が消滅した場合」の3つのケースがあります。

これらの3つのケースについて、詳しく解説していきます。

会社が解散・清算結了した場合

1つ目は、会社が解散・清算結了した場合です。

会社が解散し、清算手続きを経て清算結了の登記が完了すると、その会社の法人格は消滅し、登記記録が閉鎖されます。

清算結了後は、通常の登記事項証明書では情報を確認できなくなるため、過去の情報を遡るには閉鎖事項証明書を請求する必要があります。

閉鎖事項証明書には、解散日、清算人、清算結了日などの情報が記載され、過去の債権債務の確認や裁判での当事者能力の有無を確認する際に利用されます。

本店移転で管轄法務局が変更になった場合

2つ目は、本店移転で管轄法務局が変更になった場合です。

会社が本店を移転し、管轄する法務局が変更になった場合、旧管轄の法務局における登記記録は閉鎖されます。

旧本店所在地における過去の登記情報（移転前の役員構成や資本金の変遷など）を確認するためには、旧管轄法務局から閉鎖事項証明書を取得する必要があります。

新管轄の法務局では、移転後の情報が新たに記録されるため、移転前の詳細な履歴は記載されません。

なお、コンピュータ化後の登記であれば全国どこの法務局でも閉鎖事項証明書を取得可能です。

合併により会社が消滅した場合

3つ目は、合併により会社が消滅した場合です。

合併によって消滅する会社（吸収合併される側、または新設合併により消滅する会社）の登記記録は、合併の登記完了とともに閉鎖されます。

合併の事実や合併相手会社、合併の効力発生日などを確認するためには、閉鎖事項証明書を取得する必要があります。

M&Aの際のデューデリジェンス（企業調査）やグループ再編において、消滅した会社の過去の履歴を正確に把握するために活用される重要な書類です。

不動産の登記が閉鎖される主なケース

不動産の登記が閉鎖される主なケースとしては、以下の2つのケースがあります。

上記2つのケースについて、詳しく解説していきます。

土地が合筆された場合

1つ目は、土地が合筆された場合です。

複数の土地を1つにまとめる「合筆登記」が行われると、統合される側の土地の登記記録は閉鎖されます。

合筆後の登記事項証明書には合筆後の地番と合計面積のみが記載され、合筆前の個々の土地情報は表示されません。

そのため、過去の所有者、抵当権設定の有無、地目（宅地、畑など）といった合筆前の土地の履歴を確認するためには、閉鎖事項証明書を取得する必要があります。

これにより、土地の成り立ちや過去の権利関係を正確に把握できます。

建物が取り壊しなどで滅失した場合

2つ目は、建物が取り壊しなどで滅失した場合です。

建物が取り壊しや火災などで滅失し、減失登記が完了すると、その建物の登記記録は閉鎖されます。

「不動産登記法第57条」により、建物の所有者は滅失の日から1ヶ月以内に減失登記を申請する義務があり、怠ると10万円以下の過料が科される可能性があります。

閉鎖事項証明書は、いつ滅失したか、どのような建物だったかを証明するために必要であり、土地売却時に更地であることを証明する際にも活用されます。

閉鎖事項証明書と履歴事項証明書の違い

閉鎖事項証明書と履歴事項証明書は、どちらも法務局で取得できる登記情報に関する書類ですが、証明される情報の期間と対象が大きく異なります。

履歴事項証明書が「現在有効な情報」と「過去3年間の履歴」を証明するのに対し、閉鎖事項証明書は「3年以上前の古い履歴」や「解散・合併などで閉鎖された登記記録」を証明します。

上記2つについて詳しく見ていきましょう。

履歴事項証明書は「現在から過去3年間」の情報

履歴事項証明書は、現在有効な登記内容と、過去3年間に変更・抹消された履歴が記載される証明書です。

現在事項証明書の記載事項に加えて、当該証明書の交付の請求のあった日の3年前の日の属する年の1月1日から請求の日までの間に抹消された事項も記載されます。

例えば、2025年5月に請求した場合、2022年1月1日以降の変更履歴が記載されます。

会社の現在の基本情報に加えて、直近3年間の役員変更や資本金の増減などの履歴を把握できるため、銀行口座開設や融資審査、取引先の与信調査などで広く利用されています。

閉鎖事項証明書は「3年以上前または閉鎖された」情報

閉鎖事項証明書は、「請求日の3年前の年の1月1日よりも前に抹消された事項」または「登記記録そのものが閉鎖された情報」を記載する証明書です。

例えば、5年前に商号変更した履歴を確認したい場合や、10年前に解散した会社の清算人を確認したい場合、閉鎖事項証明書でなければ情報を取得できません。

不動産の場合も同様で、取り壊された建物の情報や合筆前の土地の情報を確認するためには閉鎖事項証明書が必要です。

閉鎖事項証明書が必要になる場面

閉鎖事項証明書は、通常の登記事項証明書では確認できない過去の情報を遡って調査する必要がある場面で活用されます。

本章では、閉鎖事項証明書が特に必要となる代表的なケースについて詳しく解説します。

相続手続きで過去の所有者を確認するとき

1つ目は、相続手続きで過去の所有者を確認するときです。

相続登記を行う際、不動産の所有者が何代も前の先祖のままになっているケースがあります。

このような場合、現在の登記事項証明書だけでは所有権の移転経緯を完全に把握できないため、閉鎖事項証明書を取得して過去の所有者や相続の履歴を確認する必要があります。

「法務省」によると、2024年4月1日から相続登記が義務化され、不動産を相続したことを知った日から3年以内に登記しなければ10万円以下の過料が科される可能性があります。

この義務化により、放置されていた古い相続案件が表面化し、閉鎖事項証明書の取得が必要となるケースが増加しています。

建物を取り壊した後の減失登記を確認するとき

2つ目は、建物を取り壊した後の減失登記を確認するときです。

「不動産登記法第57条」により、建物を取り壊した場合、所有者は滅失の日から1ヶ月以内に建物減失登記を申請する義務があり、これを怠ると10万円以下の過料が科される可能性があります。

減失登記が完了すると、その建物の登記記録は閉鎖され、通常の登記事項証明書では確認できなくなります。

これは、固定資産税の課税対象から外れたことを確認したり、土地売却時に更地であることを買主に証明したりする際に必要となります。

土地の合筆前の履歴を調査するとき

3つ目は、土地の合筆前の履歴を調査するときです。

複数の土地を1つにまとめる合筆登記を行うと、統合される側の土地の登記は閉鎖されます。

合筆後の登記事項証明書には、合筆後の1つの地番と合計面積のみが記載され、合筆前の個々の土地の情報は表示されません。

例えば、合筆前の土地の一部に抵当権が設定されていたか、過去にどのような地目だったかを調べる場合、閉鎖事項証明書を取得して合筆前の状態を確認する必要があります。

会社の過去の商号や役員を調べるとき

4つ目は、会社の過去の商号や役員を調べるときです。

例えば、企業の取引先が過去に社名を変更していた場合、旧商号での契約書や債権債務の関係を確認するために閉鎖事項証明書を取得します。

また、解散・清算結了した会社と過去に取引があった場合、その会社の清算時の代表清算人や清算結了日を確認するために閉鎖事項証明書が用いられます。

閉鎖事項証明書の種類と記載内容

閉鎖事項証明書には、すべての情報が記載された「全部証明書」と、必要な情報だけを抜粋した「一部証明書」の2種類があります。どちらの証明書を取得するかは、利用目的によって異なります。

本章では、それぞれの記載内容と使い分けについて解説します。

閉鎖事項全部証明書｜すべての登記情報を記載

閉鎖事項全部証明書は、閉鎖された登記記録に記録されているすべての事項を記載した証明書です。

法人の場合、商号、本店、設立年月日、役員の氏名、資本金、目的、解散・清算結了の事由と年月日など、その会社のすべての登記履歴が記載されます。

不動産の場合、所在、地番、地目、地積（土地）または構造、床面積（建物）、所有者、抵当権などの権利関係、減失または合筆の事由と年月日などがすべて記載されます。

過去の登記情報を網羅的に確認したい場合や、権利関係の変遷を詳細に調査したい場合に利用され、提出先が特定されていない場合は、この全部証明書を取得するのが一般的です。

閉鎖事項一部証明書｜特定事項のみを記載

閉鎖事項一部証明書は、閉鎖された登記記録のうち、請求者が指定した特定の事項のみを記載した証明書です。

例えば、会社の「商号と本店のみ」「清算結了日のみ」など、必要な情報だけを抽出して証明することができます。

不動産の場合も、「所有権の部分のみ」「抵当権の履歴のみ」など、特定の権利関係だけを確認したい場合に利用されます。

手数料は全部証明書と同じですが、記載内容が限定されるため証明書の枚数が少なくなり、内容の確認が容易になることがメリットです。

ただし、請求する際は必要な事項を具体的に指定する必要があるため、事前に確認しておくことが重要です。

閉鎖事項証明書の取得方法

閉鎖事項証明書の取得方法には、主に3つの選択肢があります。

それぞれの取得方法で手順や手数料が異なるため、ご自身の状況に合わせて最適な方法を選びましょう。

ここからは、それぞれの取得方法について、詳しく解説していきます。

法務局の窓口で取得する

1つ目の方法は、法務局の窓口で取得することです。

全国の法務局または地方法務局の窓口で、登記事項証明書交付申請書に必要事項を記入し提出すれば、閉鎖事項証明書を即日取得できます。

申請書は法務局の窓口にあるほか、「法務省」のホームページからもダウンロード可能です。

コンピュータ化後の閉鎖事項証明書は全国どこの法務局でも取得可能ですが、コンピュータ化以前の閉鎖登記簿謄本は管轄法務局でしか取得できない点に注意が必要です。

身分証明書や印鑑は不要で、誰でも請求できます。

オンライン申請で取得する

2つ目の方法は、オンライン申請で取得することです。

法務省の「登記・供託オンライン申請システム」を利用すれば、自宅や職場のパソコンから24時間いつでも閉鎖事項証明書を申請できます。

手数料は郵送受取の場合で1通520円、窓口受取の場合は1通490円と、窓口申請より安価です。支払いは、インターネットバンキングまたはクレジットカードで行います。

証明書の受取方法は郵送または法務局窓口での受取を選択可能です。

この取得方法は、窓口に出向く時間がない場合に便利ですが、コンピュータ化以前の閉鎖登記簿謄本はオンライン請求の対象外です。

郵送で取得する

郵送でも閉鎖事項証明書を請求できます。

「登記事項証明書交付申請書」をダウンロードして記入し、手数料分の収入印紙（1通600円）を貼り付け、切手を貼った返信用封筒を同封し、管轄法務局宛に郵送します。

コンピュータ化以前の閉鎖登記簿謄本を請求する場合は、必ず管轄法務局宛に送る必要があるので、遠方の法務局に申請する場合に有効な取得方法です。

閉鎖事項証明書の取得費用・手数料

閉鎖事項証明書の取得手数料は、申請方法によって異なります。

最も安価な取得方法は、オンライン請求・窓口受取（490円）です。

郵送費用を考慮すると、オンライン請求・郵送受取（520円）も窓口に行く手間を省けるためコストパフォーマンスが高いといえます。

窓口や郵送での請求は600円で、収入印紙で納付します。

閉鎖事項証明書の保存期間と取得時の注意点

閉鎖された登記記録には保存期間があり、永久に保管されるわけではありません。

この期間を過ぎると証明書が取得できなくなる可能性があるため、注意が必要です。

保存期間は法人と不動産で異なります。

本章では、これらの詳細について説明していきます。

法人は閉鎖から20年間が保存期間

商業・法人登記において、閉鎖された登記記録の保存期間は閉鎖した日から20年間と定められています。

これは、会社が解散・清算結了した日、または本店移転により管轄が変更になった日から20年間ということを意味します。

保存期間を過ぎると、法務局でも記録が破棄され、閉鎖事項証明書を取得できなくなる可能性が高いです。

古い会社の調査や相続手続きで必要な場合は、早めに取得しておくことが重要になります。

不動産は土地50年・建物30年が保存期間

不動産登記においては、閉鎖した土地の登記記録（登記用紙）は50年間、閉鎖した建物の登記記録（登記用紙）は30年間保存されます。

これは、土地の合筆や建物の減失登記が完了した日から起算されます。

例えば、1995年に減失登記された建物の閉鎖事項証明書は、2025年までは取得可能ですが、それ以降は取得できなくなる可能性があります。

古い不動産の調査で必要な場合は、保存期間内に取得しておく必要があるので注意しましょう。

保存期間を過ぎた記録は取得できない

閉鎖された登記記録の保存期間を過ぎると、法務局で記録が破棄され、閉鎖事項証明書を取得できなくなります。

この場合、過去の所有者や権利関係を証明する公的な手段が失われるため、相続手続きや不動産取引に支障が出る可能性があります。

保存期間が近づいている古い不動産や法人の情報が必要な場合は、早急に閉鎖事項証明書を取得しておくことが重要です。

保存期間経過後は、市区町村の税務課や図書館の郷土資料、不動産業者の古い資料などから断片的な情報を集めるしかなくなってしまいます。

まとめ

本記事では、閉鎖事項証明書の基本的な定義から、履歴事項証明書との違い、具体的な使い道、取得方法、費用、注意すべき保存期間までを網羅的に解説しました。

閉鎖事項証明書は、解散した法人や取り壊された建物など、通常の登記事項証明書では確認できなくなった過去の情報を証明するために不可欠な書類です。

相続手続きや不動産取引、企業の過去の調査など、様々な場面でその重要性が高まっています。

本記事を参考に、ご自身の目的に合った閉鎖事項証明書を適切な取得方法で早めに入手し、手続きや調査をスムーズに進めてください。