物件状況報告書とは？作成義務の有無や省略したときのリスクを解説

物件状況報告書とは、雨漏りやシロアリの被害など、売主が知っている物件の状態を買主に伝えるための書類です。
記入した内容は売買契約書に添付され、そのまま契約の前提になります。

作成は法律上の義務ではありませんが、作らずに売却すると、引き渡し後に責任を問われやすくなるリスクがあり、売主が得をすることはありません。

この記事では、物件状況報告書の役割や書き方のポイント、省略したときのリスク、名前の似た書類との違いを解説します。

物件状況報告書とは？売主が物件の状態を買主に伝える書類

物件状況報告書とは、売却する土地や建物について売主が知っていることを、包み隠さず買主に伝えるための書類です。

不動産会社が調べた情報ではなく、実際に住んでいた売主本人しか知りえない事情を書く点が特徴です。
雨漏りやシロアリの被害、給排水管の故障といった不具合のほか、近隣との取り決めや騒音など、住んでみないと分からない事情も記入します。

物件状況報告書の基本は以下の通りです。

記入した物件状況報告書は売買契約書に添付され、書いた内容がそのまま契約の前提になります。
報告書に書いた不具合は買主が承知のうえで買ったことになるため、引き渡し後に修理を求められる心配は小さくなります。

ちなみに、物件状況報告書は「告知書」や「物件状況確認書」と呼ばれることもあります。
呼び名が違っても、売主が物件の状態を買主に伝えるという役割は同じ書類です。
不動産会社から別の名前で用紙を渡されても、書くべきことは変わりません。

物件状況報告書の作成は義務ではないが告知義務はある

物件状況報告書を作って買主に渡すことは、法律で義務づけられているわけではありません。
宅地建物取引業法にも民法にも、物件状況報告書という書類を作成する規定はないです。国土交通省の「宅地建物取引業法の解釈・運用の考え方」で、売主の協力を得て告知書を提出してもらうことが望ましいとされているにとどまります。

ただし、書類の作成は義務でなくても、売主が知っている不具合を買主に伝える「告知の義務」は存在します。

物件状況報告書を作らないまま契約すると、物件の状態について何をどこまで伝えたのか証明できません。
引き渡し後に不具合が見つかったとき、買主から「聞いていない」と主張されやすくなり、修理費用の負担や代金の減額、場合によっては契約の解除にまで発展します。

こうしたトラブルを避けるため、実際の売買では、不動産会社が用意した物件状況報告書に売主が記入するのがほぼ通例です。

物件状況報告書を省略する場合

物件状況報告書をつけるのは義務ではないため、省略すること自体は可能です。
とはいえ、省略して売主が得をする場面はほとんどないため、あまりおすすめはできません。
買主に何を伝えたのかという記録が残らず、引き渡し後の責任があいまいなまま契約することになるからです。

それでも省略する場合は、少しでもリスクを減らすために、物件の状態について売主が責任を負わないことを売買契約書の特約に書き入れる方法があります。

ただし、特約は物件状況報告書の代わりにはなりません。
特約を結んでも、売主が抱えるリスクがすべて消えるわけではないからです。

物件状況報告書のひな形・記入例と書き方のポイント

物件状況報告書には法律で決められた書式がなく、通常は不動産会社が用意したものに記入します。
国土交通省のサイトには、業界団体が作成した物件状況等報告書の様式・記入例が掲載されています。
掲載されているのは2006年に改訂された古い書式ですが、売主が知っている情報を物件状況等報告書で買主に開示するという考え方は、不動産流通経営協会が現在公開している「FRK標準売買契約書の見方」でも変わっていません。

物件状況等報告書の記入例を参照したひな形を掲載しているので、ぜひダウンロードしてご利用ください。

どの不動産タイプでも書く内容はほぼ同じですが、注意して書くべきポイントは物件の種類によって変わります。

土地・マンション・戸建てのいずれにも共通するのは、「今ある不具合」だけでなく「過去にあった不具合と修理の記録」まで書くことです。
修理が済んでいても書いておくことで、あとから痕跡が見つかったときに「隠していた」と誤解されるのを防げます。

物件状況報告書はいつ記入・提出する？

物件状況報告書を記入するのは、売買契約を結ぶ前の段階です。
買主が決まって契約の準備に入るころ、不動産会社から用紙を渡され、売主が自分で書き込みます。
不動産会社によっては、媒介契約を結んだ直後に記入を求められ、購入を検討している人への参考情報として提示される場合もあります。

提出するのは売買契約のときです。記入した報告書は売買契約書に添付され、買主に内容を確認してもらったうえで契約を結びます。

記入から契約まで日が空くと、その間に物件の状態が変わることもあります。
台風で雨漏りが起きた、給湯器が壊れたといった変化があれば、契約の直前にもう一度見直して書き直しておきましょう。

物件状況報告書と物件調査報告書・建物状況報告書の違い

物件状況報告書と名前の似た書類に、「物件調査報告書」と「建物状況報告書」があります。
どれも物件の状態や情報に関わる書類ですが、作成する人と役割が違います。
3つの書類の違いは以下の通りです。

3つのうち、売主が自分で記入するのは物件状況報告書だけです。
物件調査報告書は不動産会社が、建物状況報告書は建築士などの専門家が作成するため、売主が中身を用意する手間はかかりません。
名前が似ていても、売主が向き合う書類は物件状況報告書だと覚えておけば十分です。

まとめ

物件状況報告書は、雨漏りやシロアリの被害など、売主が知っている物件の状態を買主へ伝える書類です。
作成そのものは法律上の義務ではありません。ただし書いておけば、売主が引き渡し後に負う責任の範囲がはっきりし、「聞いていない」と言われるトラブルを避けられます。

書き方に迷ったときは、売却を任せる不動産会社の担当者に相談しながら記入してみてください。書き残した内容が、引き渡し後に売主を守る材料になります。